リモート事務の初心者必見！始める前に準備しておくべきこと10選

リモート事務を行うにあたって、「何を用意しておけばいいのかわからない…」と悩んでいる方が多いかなと思います。

この記事では、リモート事務をこれから始めようとする初心者の方が、スムーズに仕事を始められるように、最低限これだけは事前に準備しておくべきことをまとめました。

事務未経験・パソコンに詳しくないという方にも分かりやすいように説明しておりますので、ぜひ参考にしてください！

1. 安定したインターネット環境を整える

まずは、大前提のところです。

リモートワークではインターネット環境の安定性が非常に重要となります。

クライアントとオンライン会議やデータのやり取りを行うことが多いため、通信速度が遅いとトラブルの原因になります。

準備ポイント:

光回線: 光回線など、高速で安定したインターネット環境を用意しましょう。
通信速度: 下り速度50Mbps以上が理想的です。
バックアップ: 万が一の回線トラブルに備え、モバイルWi-Fiを用意しておくと安心です。

2. 作業に適したパソコンを準備する

リモートワークでの作業は基本的にパソコンを使うため、快適に動作するパソコンを用意しましょう。スペックが低いパソコンでは仕事効率が下がり、ストレスも溜まってしまいます。

最低限必要なスペック:

CPU: Core i5以上（複数の作業をスムーズに行うため）
メモリ: 8GB以上（多くのソフトを同時に使用する場合は16GB推奨）
ストレージ: SSD 256GB以上（保存容量が十分あることが重要）

初心者のための選び方:

1. ノートパソコン or デスクトップ
持ち運びができるメリットからノートパソコンをお勧めします。画面の小ささは外部モニターを購入すれば解消できます。

2. 迷ったら「メモリ」を確認
メモリが8GB以上あれば、ほとんどのリモート事務の仕事はできるかと思います。特に初心者の場合は、まずは8GBで十分です。

6. セキュリティ対策を行う

リモート事務では、自宅のインターネットやデバイスを使うため、セキュリティ対策がとても大切です。

もし対策が不十分だと、データの流出やウイルス感染などのトラブルに巻き込まれる可能性があります。

初心者向けのセキュリティ対策:

ウイルス対策ソフトをインストールする: Windowsなら標準搭載の「Windows Defender」をオンに。
安全なWi-Fiを使用する: ルーターの初期設定を変更して強力なパスワードを設定。
強力なパスワードを設定: 英数字や記号を組み合わせて、予測しにくいものを作成。
ソフトウェアを最新に保つ: 自動更新機能をオンにしてセキュリティを強化。

3. 作業環境を整える

リモートワークを快適に続けるためには、自宅の作業環境を整えましょう。

初心者におすすめのアイテム:

デスク: 十分な作業スペースを確保できる幅広タイプが理想的。
チェア: 長時間の作業でも疲れにくいチェアを選びましょう。
モニター: 外部モニターを活用すると作業効率がアップします。
照明: 目に優しいLEDライトを使用。

4. コミュニケーションツールを練習する

リモート事務では、クライアントや同僚とスムーズに連絡を取れることが重要です。

よく使用されるツール:

Zoom: オンライン会議で定番のツール。
Slack: チャットやファイル共有が簡単にできる。
Google Meet: 無料で利用できるビデオ会議ツール。

7. 仕事で使用頻度の高いツールを練習する

以下のツールはリモート事務で頻繁に使われるものです。初心者の方は、少し練習して基本操作を習得しておきましょう。

よく使われるソフトウェア:

Google スプレッドシート（表計算ツール）
Google ドキュメント（文書作成ツール）
Canva（簡単なデザイン作成ツール）

5. スケジュール・タスク管理ツールを練習する

リモートワークでは、自己管理能力が問われます。スケジュールやタスクを把握するために、便利なツールを活用しましょう。

8. ルールを決める

リモート事務では、自宅での仕事が中心になるため、家族や自分とのルール設定が必要です。

具体例:

仕事中は部屋に入らない。
家族に休憩時間や仕事終了時間を伝える。
仕事後はPCを触らない時間を設定する。

9. リフレッシュ時間を取り入れる

リモートワークでは運動不足やストレスが溜まりやすいので、適度なリフレッシュが必要です。

リフレッシュ方法:

15分程度のストレッチ。
短い散歩で気分転換。
アロマやリラクゼーション音楽でリラックス。

10. 自分専用のワークルーティンを作る

日々のルーティンを決めることで効率的な働き方ができます。

ちなみに私は、朝の5分ストレッチ→今日のやることリストを手書きで作成しています。

自分のルーティンが見つかると効率もアップすると思いますので、ぜひ自分なりのルーティンを見つけてください！

ルーティンの例:

始業前にタスクリストを作成。
1日の終わりに進捗を振り返る。
休憩時間をスケジュールに組み込む。

まとめ

リモート事務初心者が快適に働くためには、事前の準備が鍵です。

・環境（PC・ネットワーク等）を整える
・ツール（チャットツール・ビデオ通話ツール等）を練習する
・ルールやリフレッシュ時間を設定する

この3つを意識することで、スムーズにリモート事務の仕事を始められます！ぜひ参考にしてください。